Kontoauszüge – Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Wenn die Ordner mit den Kontoauszügen immer dicker werden und mal Zeit zum Ausmisten wäre, stellt sich bei den meisten Verbrauchern die Frage, wie lange muss man die Kontoauszüge aufbewahren und wann können sie endlich entsorgt werden. Für Privatpersonen gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nur in wenigen Fällen. Hierbei handelt es sich hauptsächlich um steuerrechtliche Vorgaben. Jedoch kann es sinnvoll sein, die Kontoauszüge trotzdem einige Zeit aufzubewahren, denn die Auszüge können Verbrauchern helfen, ihre Rechte durchzusetzen.

Kontoauszüge werden wie Kassenzettel als Zahlungsbeleg anerkannt

Um erbrachte oder erhaltene Zahlungen nachzuweisen, sollten Privatpersonen Kontoauszüge für mindestens drei Jahre aufheben. Dies kann beispielsweise bei einem Streitfall über Gewährleistungen eines angeschauten Elektrogerätes helfen, wenn der Kassenzettel oder die Rechnung nicht mehr auffindbar ist. Man kann so mit dem Kontoauszug nachweisen, wann und wo das Gerät gekauft wurde. Auch beim Nachweis von Aufwendungen für die Steuererklärung, beispielsweise der Versicherungsbeiträge, können die Kontoauszüge nützlich sein. Als Orientierung für die Aufbewahrungsdauer kann man die gesetzlichen Verjährungsfristen ansetzen. Diese beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist und beträgt grundsätzlich drei Jahre.

Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen müssen auch von Privatpersonen aufbewahrt werden

Für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude müssen die Rechnungen und Zahlungsbelege zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Das zuständige Finanzamt möchte im Bedarfsfall nachprüfen können, ob die Umsatzsteuer durch das Handwerksunternehmen oder den Dienstleister korrekt ausgewiesen wurde. Die Frist der Aufbewahrung beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Da die gesetzliche Gewährleistungsfrist für Handwerkerleistungen fünf Jahre beträgt, ist bei Arbeiten von Handwerkern eine entsprechend gleichwertige Archivierung ratsam, um bei späteren Baumängeln Gewährleistungsansprüche geltend machen zu können.

Für Besserverdienende gibt es Sonderpflichten

Wenn man als Privatpersonen Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr hat, besteht die besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren. Ist man vom Finanzamt zur Buchhaltung verpflichtet worden, so beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Unterlagen zehn Jahre.

Archivierung der Kontoauszüge in Papierform oder Digital?

Kontoauszüge müssen nicht mehr in Papierform in einem Aktenordner abgelegt werden. Auch im nicht veränderbaren PDF-Format erfüllen die Kontoauszüge mittlerweile ihre Nachweispflicht. Im Juli 2014 wurde durch das Bundesministerium der Finanzen erklärt, dass dies der Fall ist, wenn die Richtigkeit des elektronischen Dokuments vorher vom Kontoinhaber überprüft worden ist. Mit einem Kontoauszug, der durch eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt wurde, hat man die Nachweispflicht erfüllt.

Wichtig ist dann nur, regelmäßig eine Sicherheitskopie zu machen, damit keine Daten verloren gehen. Wenn man Online-Banking betreibt, so kann man die Auszüge meist auch Jahre später noch ausdrucken. Die Banken selbst müssen die Belege mindestens zehn Jahre aufbewahren. Von daher besteht innerhalb dieser Frist auch die Möglichkeit, sich die Auszüge rückwirkend auszudrucken, zahlt dann jedoch dafür eine teilweise erhebliche Bearbeitungsgebühr.

Leseempfehlungen

Lesen Sie doch auch diese Artikel rund um das Thema Finanzen, wofür sich auch andere Leser interessierten:

Dividenden & Value-Strategie als Stabilitätsanker in einem schwierigen Marktumfeld
Damit die eigene Immobilie nicht zur Belastung wird
Das Finanzamt an Handwerker-Kosten beteiligen

Bildnachweis